Politique de confidentialité

SalesMind AI (« nous », « notre », « nos ») est un service exploité par SalesMind Pte. Ltd. (UEN 202501751Z), société immatriculée à Singapour dont le siège social est situé au 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Center, Singapour 068914. Nous nous engageons à protéger votre vie privée. La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations lorsque vous visitez notre site web à l’adresse sales-mind.ai et utilisez nos services d’automatisation commerciale par intelligence artificielle (le « Service »).

La présente Politique de confidentialité décrit nos pratiques de traitement des données et les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour chaque traitement. Elle s’applique que vous disposiez ou non d’un compte chez nous. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement (par exemple, e-mails marketing ou cookies analytiques), nous le recueillons séparément et vous pouvez le retirer à tout moment ; pour les autres traitements, nous nous appuyons sur les bases juridiques décrites à la Section 4.

2.1 Informations que vous fournissez

Nous collectons les informations personnelles que vous fournissez volontairement lorsque vous :

• Créez un compte ou demandez une démonstration
• Vous abonnez à notre newsletter ou à nos communications marketing
• Nous contactez via des formulaires, par e-mail ou par chat en direct
• Souscrivez un abonnement ou un plan de service
• Postulez à un emploi ou un partenariat
• Connectez votre compte LinkedIn à notre plateforme

Ces informations peuvent inclure votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom d’entreprise, intitulé de poste, informations de facturation et données de profil LinkedIn.

2.2 Informations collectées automatiquement

Lorsque vous visitez notre site web, nous collectons automatiquement certaines informations techniques, notamment :

• Adresse IP et géolocalisation approximative
• Type, version et langue du navigateur
• Système d’exploitation et type d’appareil
• URLs de provenance et pages de sortie
• Pages visitées, temps passé et schémas de clics
• Cookies et technologies de suivi similaires (voir notre Politique relative aux cookies)

2.3 Informations provenant de tiers

Nous pouvons recevoir des informations de sources tierces, notamment LinkedIn (lorsque vous connectez votre compte), les processeurs de paiement (Stripe) et les fournisseurs d’analyse (Google Analytics, Microsoft Clarity). Nous utilisons également des services d’IA tiers pour enrichir et analyser les données de prospects, notamment AWS Rekognition pour l’analyse faciale (inférence du genre et de la tranche d’âge à partir des photos de profil), Google Vertex AI / Gemini pour l’analyse de personnalité, le scoring d’adéquation et la génération de contenus de prospection, ainsi que les services OpenAI pour l’amélioration des messages et les fonctionnalités d’assistant.

2.4 Profilage automatisé et attributs enrichis générés par l’IA

Dans le cadre de notre Service, nous traitons les données de prospects à l’aide d’outils de décision automatisée et de profilage afin de déduire ou d’enrichir les attributs suivants :

• Analyse faciale (genre et tranche d’âge) : AWS Rekognition analyse les photos de profil pour en déduire le genre et une tranche d’âge approximative. Cette catégorisation biométrique est utilisée pour personnaliser le ton et le contenu des messages de prospection (par ex. formules de salutation genrées) et pour alimenter les algorithmes de profilage de personnalité et de scoring d’adéquation.
• Analyse de personnalité et scoring d’adéquation : nous utilisons des services d’IA (Google Vertex AI, Gemini et d’autres fournisseurs tiers) pour déduire des traits de personnalité (classifications de type MBTI), l’adéquation professionnelle (scores de « fit ») et des préférences de communication à partir des données de prospect disponibles (nom, intitulé de poste, profil LinkedIn, structure du domaine e-mail, etc.). Ces scores sont générés automatiquement, sans revue humaine explicite, et servent à personnaliser les messages commerciaux.
• Enrichissement des coordonnées : nous enrichissons les fiches prospects avec des adresses e-mail supplémentaires (personnelles et professionnelles), des numéros de téléphone et d’autres coordonnées provenant de fournisseurs de données tiers (FullEnrich, Icypeas et services d’enrichissement similaires).

Sources : les données de prospects proviennent de sources accessibles au public (notamment les informations publiques de profils LinkedIn), des systèmes CRM que nos clients choisissent de connecter et des intégrations d’enrichissement décrites dans la présente Politique.

Base juridique : ces activités de traitement sont nécessaires à nos intérêts légitimes consistant à fournir une prospection commerciale efficace et personnalisée et à améliorer notre Service (Article 6(1)(f) du RGPD). Nous mettons ces intérêts en balance avec vos droits, et vos données de profil (y compris les photos) peuvent faire l’objet d’une analyse automatisée lorsqu’elles sont traitées via notre Service. Ce traitement s’appuie sur une analyse d’intérêt légitime (LIA) et une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) documentées ; un résumé est disponible sur demande.

Vos droits : vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce profilage et à ces décisions automatisées en contactant privacy@sales-mind.ai. Dès réception d’une opposition, nous marquerons votre fiche et cesserons le traitement automatisé à des fins de profilage et de scoring d’adéquation dans les prospections futures. Vous avez également le droit de demander l’accès, la rectification ou la suppression de tout attribut déduit ou enrichi que nous détenons vous concernant.

Conservation : les attributs déduits (genre, tranche d’âge, scores de personnalité, scores d’adéquation) sont conservés pendant la durée de vie de votre fiche dans notre système, pendant une durée maximale de 24 mois à compter du dernier contact, après quoi ils sont purgés avec votre fiche prospect. Vous pouvez demander une suppression anticipée à tout moment.

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Fourniture du service : fournir, exploiter et maintenir la plateforme SalesMind AI et ses fonctionnalités
• Profilage et personnalisation automatisée : déduire des traits de personnalité, des scores d’adéquation et des inférences démographiques (genre, tranche d’âge) à partir des données de prospects afin de personnaliser les messages commerciaux, d’améliorer le ciblage et d’entraîner les modèles d’IA utilisés pour générer la prospection
• Gestion de compte : créer et gérer votre compte utilisateur, traiter les paiements et gérer la facturation
• Communication : envoyer des e-mails transactionnels, répondre aux demandes et fournir une assistance client
• Marketing : envoyer des communications promotionnelles concernant nos produits et services (uniquement avec votre consentement explicite)
• Analyse : comprendre les schémas d’utilisation, améliorer notre Service et développer de nouvelles fonctionnalités
• Sécurité : détecter, prévenir et traiter les fraudes, abus et problèmes techniques
• Conformité légale : respecter les lois, règlements et procédures légales applicables

En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), nous traitons vos données personnelles sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat : traitement nécessaire à la fourniture du Service auquel vous avez souscrit (Article 6(1)(b))
• Consentement : lorsque vous avez donné votre consentement explicite pour des activités de traitement spécifiques, telles que les e-mails marketing et les cookies analytiques (Article 6(1)(a))
• Intérêts légitimes : traitement nécessaire à nos intérêts commerciaux légitimes, tels que la prévention de la fraude, l’amélioration du service, le profilage à des fins de prospection commerciale personnalisée et le scoring d’adéquation automatisé, à condition que ceux-ci ne portent pas atteinte à vos droits fondamentaux (Article 6(1)(f)). La catégorisation biométrique par analyse faciale (inférence du genre et de l’âge via AWS Rekognition) est traitée sur cette base juridique et fait l’objet de la notice de transparence prévue à l’article 50(3) du règlement européen sur l’IA (AI Act) figurant dans la présente Politique
• Obligation légale : traitement requis pour se conformer aux lois et règlements applicables (Article 6(1)(c))

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour améliorer votre expérience et collecter des données analytiques. Les cookies non essentiels ne sont activés qu’après votre consentement via notre bannière de cookies.

Pour des informations détaillées sur les cookies que nous utilisons et comment gérer vos préférences, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.

Nous ne vendons pas vos informations personnelles. Nous pouvons partager vos données avec les catégories de tiers suivantes :

• Prestataires de services : fournisseurs d’hébergement cloud, traitement des paiements (Stripe), envoi d’e-mails et outils de support client
• Fournisseurs d’analyse : Google Analytics (GA4) et Microsoft Clarity pour l’analyse de l’utilisation du site web (soumis au consentement)
• Intégrations de plateformes : LinkedIn, systèmes Gestion de la Relation Client (CRM) (HubSpot, Pipedrive, LeadConnector (GoHighLevel)) et autres services que vous choisissez de connecter
• Autorités légales : lorsque requis par la loi, une décision de justice ou une réglementation gouvernementale
• Transferts d’entreprise : dans le cadre d’une fusion, acquisition ou vente d’actifs, avec notification préalable aux utilisateurs concernés

Sous-traitants ultérieurs

Les prestataires suivants traitent des données personnelles pour notre compte afin de fournir le Service. Nous concluons des accords de traitement des données avec chacun d’eux et mettons cette liste à jour au fil de l’évolution de notre infrastructure :

Services d’enrichissement gérés par l’utilisateur

Si vous fournissez vos propres identifiants API à des services d’enrichissement tiers (tels que FullEnrich ou Icypeas) pour obtenir des e-mails, numéros de téléphone ou données de profil supplémentaires sur des prospects, ces services agissent en tant que sous-traitants ultérieurs de données personnelles selon vos instructions. Dans ce cas :

• Vous restez le responsable du traitement pour les demandes d’enrichissement
• Nous agissons en tant que sous-traitant pour votre compte, en relayant vos demandes d’enrichissement au fournisseur
• Le fournisseur d’enrichissement traite les données de prospects selon ses propres conditions et politiques de confidentialité
• Il vous incombe de vous assurer que le fournisseur dispose d’accords de traitement des données appropriés et respecte les lois applicables en matière de protection des données (RGPD, CCPA, PDPA, etc.)

Nous vous recommandons d’examiner les conditions de confidentialité et de traitement des données de tout fournisseur d’enrichissement avant de fournir vos identifiants API :

• Confidentialité & ATD FullEnrich — enrichissement e-mail/téléphone
• Confidentialité & ATD Icypeas — enrichissement e-mail/téléphone

Nous ne listons pas ces fournisseurs dans notre registre principal de sous-traitants, car vous contrôlez directement l’intégration via votre propre clé API ; leurs obligations en matière d’ATD s’exercent envers vous, et non envers nous. Si vous souhaitez désactiver l’enrichissement ou changer de fournisseur, vous pouvez retirer vos identifiants API à tout moment dans les paramètres de votre compte.

Vos données personnelles sont principalement hébergées sur une infrastructure cloud située dans l’Union européenne (par exemple, régions AWS eu-north-1 et eu-west, et Google Cloud europe-west1 / eur3). Certains traitements ont lieu hors de l’UE : certains prestataires hébergent des données aux États-Unis, en Australie ou à Singapour ; certaines requêtes d’inférence IA (par exemple Google Vertex AI via son point de terminaison global, et OpenAI) peuvent être traitées aux États-Unis ou dans d’autres régions ; et notre propre équipe opère depuis Singapour.

Lorsque des données personnelles sont transférées hors de l’EEE ou du Royaume-Uni, nous nous appuyons sur les garanties suivantes prévues aux articles 44 à 49 du RGPD :

• Clauses contractuelles types de l’UE (CCT) : nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (2021), intégrées aux accords de traitement des données de nos principaux fournisseurs, notamment AWS, Google Cloud et OpenAI
• EU–U.S. Data Privacy Framework (DPF) : lorsqu’un fournisseur américain est certifié au titre du DPF, nous pouvons également nous appuyer sur cette certification
• Mesures supplémentaires : chiffrement en transit et au repos, contrôles d’accès et hébergement par défaut en région UE lorsque le fournisseur le propose

Vous pouvez demander une copie des garanties de transfert applicables en écrivant à privacy@sales-mind.ai.

Demandes d’accès gouvernementales : conformément au chapitre VII du règlement européen sur les données (Data Act), nous prenons des mesures techniques, organisationnelles et juridiques raisonnables pour prévenir tout accès gouvernemental illicite de pays tiers aux données que nous détenons. Nous ne divulguons de données à une autorité que si nous y sommes légalement contraints par une procédure valide et contraignante, nous examinons chaque demande avant d’y répondre et, lorsque la loi le permet, nous informons les clients concernés.

Nous appliquons des mesures de protection techniques et organisationnelles en couches pour protéger vos données personnelles :

• Chiffrement en transit : toutes les données échangées avec notre site web, nos applications, nos API et nos intégrations tierces sont chiffrées via TLS (HTTPS) — y compris les identifiants d’intégration et les jetons de session, qui ne transitent que par des canaux chiffrés
• Chiffrement au repos : nos bases de données et notre stockage de fichiers sont hébergés sur une infrastructure cloud qui chiffre toutes les données au repos au niveau du stockage (AES-256), y compris les bases de données managées MongoDB Atlas
• Gestion des identifiants : nous ne stockons pas vos mots de passe — l’authentification à la plateforme est déléguée à un fournisseur d’identité dédié (Firebase). Nous ne stockons pas d’identifiants e-mail (IMAP/SMTP). Les jetons d’intégration tiers sont conservés dans des systèmes à accès contrôlé et utilisés uniquement pour fournir les fonctionnalités que vous activez
• Contrôles d’accès : l’accès à la production est limité au personnel autorisé selon le principe du besoin d’en connaître ; l’accès API est authentifié, restreint et soumis à des limites de débit
• Surveillance et révision : nous journalisons les événements de sécurité pertinents et révisons régulièrement nos pratiques de sécurité
• Réponse aux incidents et notification des violations : nous disposons d’une procédure de réponse aux incidents. Si une violation de données personnelles est susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous notifierons l’autorité de contrôle compétente sous 72 heures lorsque requis (article 33 du RGPD) et informerons les utilisateurs concernés dans les meilleurs délais (article 34 du RGPD)

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sécurisée à 100 % et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous nous engageons à protéger vos données et à communiquer de manière transparente en cas d’incident.

Nous ne conservons vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des finalités décrites dans cette politique :

• Comptes actifs : les données sont conservées pendant la durée de votre compte plus 30 jours après sa clôture pour l’export des données
• Fiches prospects : les profils de prospects et les attributs déduits (voir Section 2.4) sont conservés pendant une durée maximale de 24 mois à compter du dernier contact, puis purgés
• Contacts marketing : jusqu’à votre désinscription ou le retrait de votre consentement
• Documents financiers : 5 ans conformément au droit commercial singapourien
• Données analytiques : anonymisées après 26 mois

Nous utilisons des décisions automatisées et du profilage (tels que décrits à la Section 2.4) pour personnaliser la prospection commerciale et générer des recommandations de ciblage. En vertu de l’article 22 du RGPD, vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

Bien que l’analyse de personnalité, le scoring d’adéquation et l’inférence de genre/âge soient générés automatiquement, ce sont nos utilisateurs qui décident qui est contacté : ils définissent l’audience cible, configurent la campagne et valident l’approche de communication. Selon le mode qu’ils choisissent, les messages peuvent être relus avant envoi ou envoyés automatiquement dans le cadre des paramètres qu’ils ont définis. Les attributs déduits personnalisent le contenu de la prospection ; ils ne produisent pas, à eux seuls, d’effets juridiques ou d’effets similaires significatifs à votre égard. Vous avez le droit de :

1. Demander une explication de la logique, de l’importance et des conséquences de tout traitement automatisé de vos données.
2. Vous opposer à tout moment au profilage et au scoring d’adéquation automatisé en contactant privacy@sales-mind.ai.
3. Demander une revue humaine et une évaluation manuelle si vous estimez que le traitement automatisé a produit un profilage inexact ou inéquitable.

Dès réception d’une opposition ou d’une demande de revue humaine, nous marquerons votre fiche et cesserons le profilage automatisé dans les traitements ultérieurs. Nous n’utiliserons pas vos attributs déduits pour générer une prospection personnalisée ou des scores d’adéquation tant que votre opposition n’aura pas été résolue.

Exercer vos droits : contactez privacy@sales-mind.ai avec l’objet « Objection to Automated Profiling » (opposition au profilage automatisé) pour exercer l’un de ces droits. Nous répondrons dans un délai de 30 jours conformément à l’article 12 du RGPD.

Si vous résidez dans l’Espace économique européen (EEE), vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès : demander une copie des données personnelles que nous détenons vous concernant
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données personnelles (« droit à l’oubli »)
• Droit à la limitation du traitement : demander la restriction de la manière dont nous traitons vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
• Droit d’opposition : vous opposer au traitement fondé sur les intérêts légitimes ou à des fins de prospection commerciale
• Droit d’opposition au profilage : vous opposer au profilage automatisé et au scoring d’adéquation utilisés pour personnaliser la prospection commerciale en contactant privacy@sales-mind.ai. Votre fiche sera marquée « ne pas profiler » et l’enrichissement automatisé cessera
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@sales-mind.ai. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours conformément au RGPD.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de la Commission de protection des données personnelles (PDPC) de Singapour ou de votre autorité de contrôle locale.

Export des données et changement de prestataire : les clients peuvent exporter leurs données (leads, conversations, données de campagne) depuis la plateforme, et nous fournissons sur demande les données de compte dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’article 20 du RGPD et au règlement européen sur les données (Data Act). Nous ne facturons aucun frais d’export de données.

Si vous résidez en Californie ou dans un autre État américain doté d’une loi générale sur la protection de la vie privée (comme la Virginie, le Colorado, le Connecticut ou le Texas), les dispositions suivantes s’appliquent :

• Aucune vente ni aucun partage : nous ne « vendons » pas d’informations personnelles et ne les « partageons » pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle, au sens du California Consumer Privacy Act tel que modifié par le CPRA
• Vos droits : vous pouvez demander l’accès, la rectification ou la suppression de vos informations personnelles, sans subir de discrimination pour l’exercice de ces droits
• Informations personnelles sensibles : nous n’utilisons ni ne divulguons d’informations personnelles sensibles à des fins ouvrant un droit de « limitation d’utilisation » au titre du CPRA

Pour exercer l’un de ces droits, contactez privacy@sales-mind.ai. Un mandataire autorisé peut soumettre une demande en votre nom avec justificatif d’autorisation.

SalesMind AI est un service B2B non destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès de mineurs. Si nous apprenons que nous avons collecté des données concernant un mineur, nous les supprimerons dans les meilleurs délais.

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons des modifications importantes en publiant la politique mise à jour sur cette page et en actualisant la date de « Dernière mise à jour ». Pour les changements significatifs, nous enverrons une notification à votre adresse e-mail enregistrée.

Si vous avez des questions concernant cette Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données, veuillez nous contacter :

• E-mail : privacy@sales-mind.ai (demandes générales, exercice des droits, oppositions au profilage)
• Délégué à la protection des données (DPO) : dpo@sales-mind.ai
• Responsable du traitement : SalesMind Pte. Ltd. (UEN 202501751Z)
• Siège social : 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Center, Singapour 068914

Procédure d’exercice des droits : pour toute demande au titre du RGPD (accès, rectification, effacement, opposition au profilage), envoyez un e-mail à privacy@sales-mind.ai en indiquant :

• Votre nom complet
• L’adresse e-mail ou le profil LinkedIn associé à votre fiche (si connu)
• Une description claire de votre demande (par ex. « Opposition au profilage automatisé » ou « Demande d’accès aux attributs déduits »)

Nous accuserons réception de votre demande et apporterons une réponse sur le fond sous 30 jours conformément au RGPD. Si votre demande est complexe ou nécessite des clarifications, nous pourrons prolonger ce délai de 60 jours supplémentaires, ce dont nous vous informerons.