プライバシーポリシー

SalesMind AI（以下"当社"といいます）は、シンガポールで設立された法人である SalesMind Pte. Ltd.（UEN 202501751Z、登記上の事務所：160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Center, Singapore 068914）が運営するサービスです。当社はお客様のプライバシーの保護に努めております。本プライバシーポリシーは、お客様が当社のウェブサイト sales-mind.ai をご利用になり、また当社のAIを活用した営業自動化サービス（以下"本サービス"といいます）をご利用になる際に、当社がお客様の情報をどのように収集、利用、開示および保護するかについてご説明するものです。

本プライバシーポリシーは、当社のデータの取扱いおよび各処理活動において当社が依拠する法的根拠を記載しています。本ポリシーは、お客様が当社にアカウントを保有されているか否かにかかわらず適用されます。特定の活動がお客様の同意に基づく場合（例：マーケティングメールまたは分析用クッキー）、当社は当該同意を個別に取得し、お客様はいつでもこれを撤回することができます。その他のすべての活動については、当社はセクション4に定める法的根拠に依拠します。

2.1 お客様が提供される情報

当社は、お客様が以下を行われる際に任意でご提供いただく個人情報を収集します。

• アカウントの登録またはデモのお申込み
• ニュースレターまたはマーケティング関連の配信のご購読
• フォーム、メールまたはライブチャットによる当社へのお問い合わせ
• サブスクリプションまたはサービスプランのご購入
• 採用または提携へのご応募
• お客様の LinkedIn アカウントと当社プラットフォームとの連携

これらには、お客様の氏名、メールアドレス、電話番号、会社名、役職、請求情報および LinkedIn プロフィール情報が含まれる場合があります。

2.2 自動的に収集される情報

お客様が当社のウェブサイトを訪問された際、当社は以下を含む一定の技術情報を自動的に収集します。

• IPアドレスおよびおおよその位置情報
• ブラウザの種類、バージョンおよび言語設定
• オペレーティングシステムおよびデバイスの種類
• 参照元URLおよび離脱ページ
• 閲覧されたページ、滞在時間およびクリックの傾向
• クッキーおよび類似のトラッキング技術（当社のクッキーポリシーをご参照ください）

2.3 第三者から取得する情報

当社は、LinkedIn（お客様がアカウントを連携された場合）、決済処理事業者（Stripe）および分析サービス提供者（Google Analytics、Microsoft Clarity）を含む第三者から情報を取得する場合があります。また当社は、見込み顧客データの拡充および分析のために第三者のAIサービスを利用しており、これには顔分析（プロフィール写真からの性別および年齢層の推定）のための AWS Rekognition、性格分析、適合度スコアリングおよびアプローチ用コンテンツの生成のための Google Vertex AI / Gemini、ならびにメッセージの改善およびアシスタント機能のための OpenAI のサービスが含まれます。

2.4 自動化されたプロファイリングおよびAIが生成する拡充属性

当社は、本サービスを通じて、自動化された意思決定およびプロファイリングのツールを用いて見込み顧客データを処理し、以下の属性を推定または拡充します。

• 顔分析（性別および年齢層）: AWS Rekognition がプロフィール写真を分析し、性別およびおおよその年齢層を推定します。この生体的分類は、アプローチのトーンおよびメッセージ内容の個別最適化（例：性別に応じた呼びかけ）のため、ならびに性格プロファイリングおよび適合度スコアリングのアルゴリズムを補助するために利用されます。
• 性格分析および適合度スコアリング: 当社は、AIサービス（Google Vertex AI、Gemini およびその他の第三者提供者）を利用し、入手可能な見込み顧客データ（氏名、役職、LinkedIn プロフィール、メールドメインのパターン等）に基づいて、性格特性（MBTI型の分類）、職務上の適合性（"適合度"スコア）およびコミュニケーションの選好を推定します。これらのスコアは明示的な人間による確認を経ることなく自動的に生成され、営業メッセージの個別最適化に利用されます。
• 連絡先情報の拡充: 当社は、第三者データ提供者（FullEnrich、Icypeas および同種の拡充サービス）から取得した追加のメールアドレス（個人用および業務用）、電話番号その他の連絡先情報により、見込み顧客のレコードを拡充します。

情報源: 見込み顧客データは、公開されている情報源（特に公開されている LinkedIn プロフィール情報）、当社のお客様が連携を選択された CRM システム、および本ポリシーに記載する拡充連携から取得されます。

法的根拠: これらの処理活動は、効果的かつ個別最適化された営業アプローチを提供し、本サービスを改善するという当社の正当な利益のために必要です（GDPR第6条1項(f)）。当社はこれらの利益とお客様の権利とを比較衡量しており、お客様のプロフィールデータ（写真を含みます）は、本サービスを通じてアクセスされる際に自動分析の対象となる場合があります。この処理は、文書化された正当利益評価（LIA）およびデータ保護影響評価（DPIA）によって裏付けられており、その概要はご請求に応じてご提供いたします。

お客様の権利: お客様は、privacy@sales-mind.ai までご連絡いただくことにより、いつでもこのプロファイリングおよび自動化された意思決定に対して異議を申し立てる権利を有します。異議を受領した場合、当社はお客様のレコードにフラグを付し、今後のアプローチにおけるプロファイリングおよび適合度スコアリングを目的とした自動処理を停止します。またお客様は、当社が保有するお客様に関する推定または拡充された属性について、アクセス、訂正または削除を請求する権利を有します。

保存期間: 推定された属性（性別、年齢層、性格スコア、適合度スコア）は、当社のシステム内にお客様のレコードが存在する期間、最終接触から最長24か月間保存され、その後、お客様の見込み顧客レコードとともに消去されます。お客様はいつでも、より早期の削除を請求することができます。

当社は、以下の目的でお客様の個人データを処理します。

• サービスの提供: SalesMind AI プラットフォームおよびその機能の提供、運用および保守
• プロファイリングおよび自動的な個別最適化: 営業メッセージの個別最適化、ターゲティングの改善、およびアプローチ生成に用いるAIモデルの学習のため、見込み顧客データから性格特性、適合度スコアおよび属性の推定（性別、年齢層）を導き出すこと
• アカウントの管理: お客様のユーザーアカウントの作成および管理、決済処理ならびに請求業務
• コミュニケーション: 取引関連メールの送信、お問い合わせへの回答およびカスタマーサポートの提供
• マーケティング: 当社の製品およびサービスに関する販促用の連絡の送信（お客様の明示的な同意がある場合に限ります）
• 分析: 利用傾向の把握、本サービスの改善および新機能の開発
• セキュリティ: 不正行為、濫用および技術的問題の検知、防止および対処
• 法令遵守: 適用される法令、規制および法的手続の遵守

EU一般データ保護規則（GDPR）に基づき、当社は以下の法的根拠によりお客様の個人データを処理します。

• 契約の履行: お客様がご契約された本サービスの提供に必要な処理（第6条1項(b)）
• 同意: マーケティングメールや分析用クッキーなど、特定の処理活動についてお客様が明示的に同意を与えられた場合（第6条1項(a)）
• 正当な利益: 不正防止、サービスの改善、個別最適化された営業アプローチのためのプロファイリングおよび自動化された適合度スコアリングなど、当社の正当な事業上の利益のために必要な処理であって、お客様の基本的権利に優先しないもの（第6条1項(f)）。顔分析による生体的分類（AWS Rekognition による性別・年齢の推定）は、この法的根拠に基づいて処理され、本ポリシーにおけるAI法（AI Act）第50条3項の透明性通知の対象となります
• 法的義務: 適用される法令および規制の遵守のために必要な処理（第6条1項(c)）

当社は、お客様の利便性を高め、分析データを収集するために、クッキーおよび類似の技術を使用します。必須ではないクッキーは、お客様が当社のクッキーバナーを通じて同意を提供された後にのみ有効化されます。

当社が使用するクッキーおよびお客様の設定の管理方法に関する詳細については、当社のクッキーポリシーをご参照ください。

当社はお客様の個人情報を販売いたしません。当社は、以下の区分の第三者にお客様のデータを共有する場合があります。

• サービス提供者: クラウドホスティング事業者、決済処理（Stripe）、メール配信およびカスタマーサポートのツール
• 分析サービス提供者: ウェブサイトの利用状況分析のための Google Analytics (GA4) および Microsoft Clarity（同意を要します）
• プラットフォーム連携: LinkedIn、顧客関係管理（CRM）システム（HubSpot、Pipedrive、LeadConnector (GoHighLevel)）およびお客様が連携を選択されたその他のサービス
• 公的機関: 法令、裁判所の命令または行政上の規制により求められる場合
• 事業譲渡: 合併、買収または資産譲渡に関連する場合（影響を受けるユーザーへの事前通知を行います）

再委託先

以下の提供者は、本サービスの提供のために当社に代わって個人データを処理します。当社はそれぞれとの間でデータ処理契約を締結しており、当社のインフラの変化に応じて本一覧を更新します。

ユーザーが管理する拡充サービス

お客様が、見込み顧客のメールアドレス、電話番号または追加のプロフィール情報を取得するために、第三者の拡充サービス（FullEnrich や Icypeas など）に対するご自身のAPI認証情報を提供される場合、当該サービスはお客様の指示の下で個人データを取り扱う再委託先として行為します。その場合、以下のとおりとなります。

• お客様は、拡充リクエストに関する管理者であり続けます
• 当社はお客様に代わって処理者として行為し、お客様の拡充リクエストを当該事業者に中継します
• 拡充事業者は、自らの規約およびプライバシーポリシーに従って見込み顧客データを処理します
• お客様は、当該事業者が適切なデータ処理契約を締結し、適用されるデータ保護法（GDPR、CCPA、PDPA 等）を遵守していることを確保する責任を負います

API認証情報を提供される前に、拡充事業者のプライバシーおよびデータ処理に関する条件をご確認いただくことを推奨します。

• FullEnrich のプライバシー & DPA — メールアドレス／電話番号の拡充
• Icypeas のプライバシー & DPA — メールアドレス／電話番号の拡充

これらの事業者は、お客様がご自身のAPIキーによって直接連携を管理されることから、当社の主要な再委託先の開示一覧には記載していません。それらのDPA上の義務は、当社ではなくお客様に対して負われるものです。拡充を無効にし、または事業者を変更されたい場合には、いつでもアカウント設定からAPI認証情報を削除することができます。

お客様の個人データは、主として欧州連合内に所在するクラウドインフラ（例：AWS の eu-north-1 および eu-west 各リージョン、Google Cloud の europe-west1 / eur3）でホストされています。一部の処理はEU域外で行われます。特定の提供者は米国、オーストラリアまたはシンガポールでデータをホストしており、一部のAI推論リクエスト（例：グローバルエンドポイント経由の Google Vertex AI および OpenAI）は米国その他の地域で処理される場合があります。また、当社自身のチームはシンガポールから業務を行っています。

個人データが欧州経済領域または英国の域外へ移転される場合、当社は GDPR第44条–第49条に基づく以下の保護措置に依拠します。

• EU標準契約条項（SCC）: 当社は、AWS、Google Cloud および OpenAI を含む主要な提供者のデータ処理契約に組み込まれている欧州委員会の標準契約条項（2021年）に依拠します
• EU–U.S. Data Privacy Framework（DPF）: 米国の提供者がDPFに基づき認証を受けている場合、当社は追加的に当該認証に依拠することがあります
• 補完的措置: 通信経路上および保存時の暗号化、アクセス制御、ならびに提供者が対応している場合の既定でのEUリージョンでのホスティング

該当する移転に関する保護措置の写しは、privacy@sales-mind.ai までご請求いただけます。

政府によるアクセス要請: 当社は、EUデータ法第7章に沿って、当社が保有するデータに対する第三国政府の違法なアクセスを防止するための合理的な技術的、組織的および法的措置を講じています。当社は、有効かつ拘束力のある手続により法的に義務付けられる場合を除き、いかなる当局に対してもデータを開示せず、対応前にすべての要請を精査し、法的に許容される場合には影響を受けるお客様に通知します。

当社は、お客様の個人データを保護するために、多層的な技術的および組織的な安全管理措置を適用しています。

• 通信経路上の暗号化: 当社のウェブサイト、アプリケーション、APIおよび第三者連携との間で交換されるすべてのデータは TLS（HTTPS）により暗号化されます — 連携用の認証情報およびセッショントークンを含み、これらは暗号化された経路でのみ送信されます
• 保存時の暗号化: 当社のデータベースおよびファイルストレージは、MongoDB Atlas のマネージドデータベースを含め、保存されるすべてのデータをストレージレベルで暗号化（AES-256）するクラウドインフラ上でホストされています
• 認証情報の取扱い: 当社はお客様のパスワードを保存しません — プラットフォームの認証は専用のIDプロバイダ（Firebase）に委任されています。当社はメール（IMAP/SMTP）の認証情報を保存しません。第三者連携のトークンはアクセス制御された環境に保管され、お客様が有効化された機能の提供のためにのみ使用されます
• アクセス制御: 本番環境へのアクセスは、必要最小限の原則に基づき権限を有する担当者に限定されます。APIへのアクセスは認証され、範囲が限定され、レート制限が適用されます
• 監視およびレビュー: 当社はセキュリティに関連するイベントを記録し、当社のセキュリティ運用を定期的に見直します
• インシデント対応および侵害通知: 当社はインシデント対応手順を整備しています。個人データの侵害がお客様の権利および自由に対するリスクを生じさせるおそれがある場合、当社は必要に応じて72時間以内に管轄の監督機関へ通知し（GDPR第33条）、影響を受けるユーザーに対して不当に遅滞することなく通知します（GDPR第34条）

送信または保存のいかなる方法も100%安全ではなく、当社は絶対的な安全性を保証することはできませんが、当社はお客様のデータの保護と、インシデントが発生した場合の透明性のある情報提供に努めます。

当社は、本ポリシーに記載された目的の達成に必要な期間に限り、お客様の個人データを保存します。

• 有効なアカウント: データは、お客様のアカウントが存続する期間に加え、データのエクスポートのための閉鎖後30日間保存されます
• 見込み顧客のレコード: 見込み顧客のプロフィールおよび推定された属性（セクション2.4をご参照ください）は、最終接触から最長24か月間保存され、その後消去されます
• マーケティング連絡先: お客様が配信を停止され、または同意を撤回されるまで
• 財務記録: シンガポールの商事法により求められる5年間
• 分析データ: 26か月経過後に匿名化されます

当社は、営業アプローチの個別最適化およびターゲティングに関する提案の生成のために、自動化された意思決定およびプロファイリング（セクション2.4に記載）を利用します。GDPR第22条に基づき、お客様は、ご自身に法的効果またはこれに類する重大な影響を及ぼす自動化された意思決定の対象とされない権利を有します。

性格分析、適合度スコアリングならびに性別・年齢の推定は自動的に生成されますが、誰に連絡するかを決定するのは当社のユーザーです。ユーザーは対象となる層を定義し、キャンペーンを設定し、メッセージの方針を承認します。ユーザーが選択するモードに応じて、個々のメッセージは送信前に確認される場合もあれば、ユーザーが設定したパラメータの範囲内で自動的に送信される場合もあります。これらの推定属性はアプローチの内容を個別最適化するものであり、それ自体がお客様に法的効果またはこれに類する重大な影響を及ぼすものではありません。お客様は以下の権利を有します。

1. お客様のデータに対する自動処理の論理、重要性および結果について説明を求めること。
2. privacy@sales-mind.ai までご連絡いただくことにより、いつでもプロファイリングおよび自動化された適合度スコアリングに異議を申し立てること。
3. 自動処理により不正確または不公正なプロファイリングが生じたとお考えの場合に、人間による確認および手作業による評価を求めること。

異議または人間による確認のご請求を受領した場合、当社はお客様のレコードにフラグを付し、以後の処理における自動化されたプロファイリングを停止します。お客様の異議が解決されるまで、当社はお客様の推定属性を個別最適化されたアプローチまたは適合度スコアの生成のために使用いたしません。

権利の行使: これらの権利を行使されるには、件名を "Objection to Automated Profiling"（自動化されたプロファイリングへの異議）として privacy@sales-mind.ai までメールをお送りください。当社は GDPR第12条に定めるとおり30日以内に回答いたします。

お客様が欧州経済領域（EEA）に所在される場合、お客様は個人データに関して以下の権利を有します。

• アクセス権: 当社が保有するお客様に関する個人データの写しを請求する権利
• 訂正権: 不正確または不完全なデータの訂正を請求する権利
• 消去権: お客様の個人データの削除を請求する権利（"忘れられる権利"）
• 処理制限権: 当社によるデータの処理方法の制限を請求する権利
• データポータビリティ権: 構造化され機械可読な形式でお客様のデータを受け取る権利
• 異議申立権: 正当な利益に基づく処理またはダイレクトマーケティングに対して異議を申し立てる権利
• プロファイリングへの異議申立権: privacy@sales-mind.ai までご連絡いただくことにより、営業アプローチの個別最適化に用いられる自動化されたプロファイリングおよび適合度スコアリングに異議を申し立てる権利。お客様のレコードにはプロファイリング対象外のフラグが付され、自動的な拡充は停止されます
• 同意撤回権: 処理が同意に基づく場合に、いつでも同意を撤回する権利

これらの権利を行使されるには、privacy@sales-mind.ai までご連絡ください。当社は GDPR の定めに従い、30日以内にお客様のご請求に回答いたします。

また、お客様はシンガポールの個人情報保護委員会（PDPC）またはお客様の地域の監督機関に対して苦情を申し立てる権利を有します。

データのエクスポートおよび乗り換え: お客様はプラットフォームからご自身のデータ（リード、会話、キャンペーンデータ）をエクスポートすることができ、当社はご請求に応じて、GDPR第20条およびEUデータ法に沿って、構造化され、一般に利用され、機械可読な形式でアカウントデータをご提供します。データのエクスポートについて当社が手数料を課すことはありません。

お客様がカリフォルニア州、または包括的なプライバシー法を有するその他の米国の州（バージニア州、コロラド州、コネチカット州またはテキサス州など）の居住者である場合、以下が適用されます。

• 販売および共有の不実施: 当社は、CPRAにより改正されたカリフォルニア州消費者プライバシー法に定義される意味において、個人情報を"販売"せず、また文脈横断的行動広告のために"共有"しません
• お客様の権利: お客様は、個人情報へのアクセス、訂正または削除を請求することができ、これらの権利を行使されたことを理由に差別的な取扱いを受けることはありません
• センシティブな個人情報: 当社は、CPRAに基づく"利用の制限"の権利を生じさせるような目的で、センシティブな個人情報を利用または開示しません

これらの権利を行使されるには、privacy@sales-mind.ai までご連絡ください。授権された代理人は、授権を証明する書面を添えてお客様に代わってご請求を提出することができます。

SalesMind AI は、16歳未満の個人を対象としないBtoBサービスです。当社は、児童から個人データを故意に収集することはありません。児童からデータを収集したことが判明した場合、当社は速やかにこれを削除します。

当社は、本プライバシーポリシーを随時更新することがあります。重要な変更については、更新後のポリシーを本ページに掲載し、"最終更新"の日付を更新することにより、お客様に通知します。重大な変更の場合には、お客様が登録されたメールアドレス宛に通知をお送りします。

本プライバシーポリシーまたは当社のデータの取扱いに関するご質問は、以下までお問い合わせください。

• メール: privacy@sales-mind.ai（一般的なお問い合わせ、権利行使のご請求、プロファイリングへの異議）
• データ保護責任者（DPO）: dpo@sales-mind.ai
• データ管理者: SalesMind Pte. Ltd.（UEN 202501751Z）
• 登記上の事務所: 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Center, Singapore 068914

プライバシー上の権利に関する手続: GDPR に基づく権利行使のご請求（アクセス、訂正、消去、プロファイリングへの異議）については、以下をご記載のうえ privacy@sales-mind.ai までメールをお送りください。

• お客様の氏名（フルネーム）
• お客様のレコードに関連付けられたメールアドレスまたは LinkedIn プロフィール（判明している場合）
• ご請求内容の明確な説明（例："自動化されたプロファイリングへの異議"または"推定属性へのアクセス請求"）

当社はご請求の受領を確認のうえ、GDPR の定めに従い30日以内に実質的な回答をいたします。ご請求が複雑である場合、または当社が確認を必要とする場合には、さらに60日間期限を延長することがあり、その旨をお客様にお知らせします。