Privacybeleid

SalesMind AI ("wij", "ons", "onze") is een dienst die wordt geëxploiteerd door SalesMind Pte. Ltd. (UEN 202501751Z), een in Singapore opgerichte vennootschap met statutaire zetel te 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Center, Singapore 068914. Wij zetten ons in voor de bescherming van uw privacy. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, verstrekken en beveiligen wanneer u onze website op sales-mind.ai bezoekt en gebruikmaakt van onze AI-gestuurde diensten voor verkoopautomatisering (de "Dienst").

Dit Privacybeleid beschrijft onze gegevensverwerkingspraktijk en de rechtsgronden waarop wij ons voor elke verwerkingsactiviteit baseren. Het is van toepassing ongeacht of u een account bij ons heeft. Berust een bepaalde activiteit op uw toestemming (bijvoorbeeld marketing-e-mails of analytische cookies), dan vragen wij die toestemming afzonderlijk en kunt u deze te allen tijde intrekken; voor alle overige activiteiten baseren wij ons op de rechtsgronden die in paragraaf 4 zijn uiteengezet.

2.1 Gegevens die u zelf verstrekt

Wij verzamelen persoonsgegevens die u vrijwillig verstrekt wanneer u:

• een account aanmaakt of een demo aanvraagt
• zich abonneert op onze nieuwsbrief of marketingcommunicatie
• contact met ons opneemt via formulieren, e-mail of livechat
• een abonnement of dienstenpakket aanschaft
• solliciteert naar een functie of een partnerschap aanvraagt
• uw LinkedIn-account koppelt aan ons platform

Dit kan uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functietitel, factuurgegevens en LinkedIn-profielgegevens omvatten.

2.2 Automatisch verzamelde gegevens

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij automatisch bepaalde technische gegevens, waaronder:

• IP-adres en globale locatiebepaling
• browsertype, browserversie en taalvoorkeur
• besturingssysteem en apparaattype
• verwijzende URL’s en uitstappagina’s
• bezochte pagina’s, bestede tijd en klikgedrag
• cookies en vergelijkbare volgtechnologieën (zie ons Cookiebeleid)

2.3 Gegevens van derden

Wij kunnen gegevens ontvangen uit bronnen van derden, waaronder LinkedIn (wanneer u uw account koppelt), betalingsverwerkers (Stripe) en aanbieders van analysediensten (Google Analytics, Microsoft Clarity). Daarnaast gebruiken wij AI-diensten van derden om prospectgegevens te verrijken en te analyseren, waaronder AWS Rekognition voor gezichtsanalyse (afleiding van geslacht en leeftijdscategorie uit profielfoto’s), Google Vertex AI / Gemini voor persoonlijkheidsanalyse, geschiktheidsbeoordeling (fit-scoring) en het genereren van benaderingsteksten, en OpenAI-diensten voor berichtoptimalisatie en assistentfuncties.

2.4 Geautomatiseerde profilering en door AI gegenereerde verrijkte kenmerken

Via onze Dienst verwerken wij prospectgegevens met behulp van geautomatiseerde besluitvorming en profileringsinstrumenten om de volgende kenmerken af te leiden of te verrijken:

• Gezichtsanalyse (geslacht en leeftijdscategorie): AWS Rekognition analyseert profielfoto’s om geslacht en een globale leeftijdscategorie af te leiden. Deze biometrische categorisering wordt gebruikt om de toon en inhoud van de benadering te personaliseren (bijvoorbeeld geslachtsgebonden aanhef) en om de algoritmen voor persoonlijkheidsprofilering en geschiktheidsscores te ondersteunen.
• Persoonlijkheidsanalyse en geschiktheidsscores: Wij gebruiken AI-diensten (Google Vertex AI, Gemini en andere aanbieders) om persoonlijkheidskenmerken (classificaties in MBTI-stijl), professionele geschiktheid ("fit"-scores) en communicatievoorkeuren af te leiden uit beschikbare prospectgegevens (naam, functietitel, LinkedIn-profiel, patronen in het e-maildomein enzovoort). Deze scores worden automatisch gegenereerd zonder uitdrukkelijke menselijke beoordeling en worden gebruikt om verkoopberichten te personaliseren.
• Verrijking van contactgegevens: Wij verrijken prospectrecords met aanvullende e-mailadressen (persoonlijk en zakelijk), telefoonnummers en andere contactgegevens die afkomstig zijn van gegevensleveranciers van derden (FullEnrich, Icypeas en vergelijkbare verrijkingsdiensten).

Bronnen: Prospectgegevens zijn afkomstig uit openbaar toegankelijke bronnen (in het bijzonder openbare LinkedIn-profielinformatie), uit CRM-systemen die onze klanten kiezen te koppelen en uit de verrijkingsintegraties die in dit beleid worden beschreven.

Rechtsgrond: Deze verwerkingsactiviteiten zijn noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen bij het leveren van effectieve, gepersonaliseerde verkoopbenadering en het verbeteren van onze Dienst (artikel 6, lid 1, onder f), AVG). Wij wegen deze belangen af tegen uw rechten; uw profielgegevens (met inbegrip van foto’s) kunnen automatisch worden geanalyseerd wanneer zij via onze Dienst worden verwerkt. Deze verwerking wordt onderbouwd door een gedocumenteerde belangenafweging (LIA) en een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA); een samenvatting is op verzoek beschikbaar.

Uw rechten: U heeft het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen deze profilering en geautomatiseerde besluitvorming door contact op te nemen via privacy@sales-mind.ai. Na ontvangst van een bezwaar markeren wij uw record en staken wij de geautomatiseerde verwerking voor profilering en geschiktheidsscores in toekomstige benaderingen. U heeft tevens het recht om inzage in, rectificatie van of wissing van door ons bewaarde afgeleide of verrijkte kenmerken te verzoeken.

Bewaartermijn: Afgeleide kenmerken (geslacht, leeftijdscategorie, persoonlijkheidsscores, geschiktheidsscores) worden bewaard zolang uw record in ons systeem staat, met een maximum van 24 maanden na het laatste contact, waarna zij samen met uw prospectrecord worden verwijderd. U kunt te allen tijde om eerdere verwijdering verzoeken.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: het aanbieden, exploiteren en onderhouden van het SalesMind AI-platform en de functies daarvan
• Profilering en geautomatiseerde personalisatie: het afleiden van persoonlijkheidskenmerken, geschiktheidsscores en demografische kenmerken (geslacht, leeftijdscategorie) uit prospectgegevens om verkoopberichten te personaliseren, de doelgroepbenadering te verbeteren en de AI-modellen te trainen die worden gebruikt om benaderingsteksten te genereren
• Accountbeheer: het aanmaken en beheren van uw gebruikersaccount, het verwerken van betalingen en de facturatie
• Communicatie: het versturen van transactionele e-mails, het beantwoorden van vragen en het bieden van klantenondersteuning
• Marketing: het versturen van promotionele communicatie over onze producten en diensten (uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming)
• Analyse: het doorgronden van gebruikspatronen, het verbeteren van onze Dienst en het ontwikkelen van nieuwe functies
• Beveiliging: het opsporen, voorkomen en verhelpen van fraude, misbruik en technische problemen
• Naleving van wetgeving: het voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving en juridische procedures

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verwerken wij uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst: verwerking die noodzakelijk is om de Dienst te leveren waarop u zich heeft geabonneerd (artikel 6, lid 1, onder b))
• Toestemming: wanneer u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor specifieke verwerkingsactiviteiten, zoals marketing-e-mails en analytische cookies (artikel 6, lid 1, onder a))
• Gerechtvaardigde belangen: verwerking die noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, zoals fraudepreventie, verbetering van de Dienst, profilering voor gepersonaliseerde verkoopbenadering en geautomatiseerde geschiktheidsscores, mits uw grondrechten hierop niet prevaleren (artikel 6, lid 1, onder f)). Biometrische categorisering via gezichtsanalyse (afleiding van geslacht/leeftijd met AWS Rekognition) wordt op deze rechtsgrond verwerkt en valt onder de transparantieverplichting van artikel 50, lid 3, van de AI-verordening (AI Act) zoals opgenomen in dit beleid
• Wettelijke verplichting: verwerking die vereist is om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving (artikel 6, lid 1, onder c))

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om uw ervaring te verbeteren en analysegegevens te verzamelen. Niet-noodzakelijke cookies worden pas geactiveerd nadat u via onze cookiebanner toestemming heeft gegeven.

Voor uitgebreide informatie over de cookies die wij gebruiken en over het beheren van uw voorkeuren verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieën derden:

• Dienstverleners: aanbieders van cloudhosting, betalingsverwerking (Stripe), e-mailbezorging en hulpmiddelen voor klantenondersteuning
• Aanbieders van analysediensten: Google Analytics (GA4) en Microsoft Clarity voor de analyse van het websitegebruik (alleen met toestemming)
• Platformintegraties: LinkedIn, systemen voor klantrelatiebeheer (CRM) (HubSpot, Pipedrive, LeadConnector (GoHighLevel)) en andere diensten die u kiest te koppelen
• Autoriteiten: wanneer dit wettelijk, door een rechterlijk bevel of door overheidsvoorschriften wordt vereist
• Bedrijfsoverdrachten: in verband met een fusie, overname of verkoop van activa, met voorafgaande kennisgeving aan de betrokken gebruikers

Subverwerkers

De volgende aanbieders verwerken persoonsgegevens namens ons om de Dienst te leveren. Met elk van hen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten; wij werken deze lijst bij naarmate onze infrastructuur zich ontwikkelt:

Door de gebruiker beheerde verrijkingsdiensten

Wanneer u uw eigen API-inloggegevens verstrekt voor verrijkingsdiensten van derden (zoals FullEnrich of Icypeas) om e-mailadressen, telefoonnummers of aanvullende profielgegevens van prospects te verkrijgen, treden die diensten op als subverwerkers van persoonsgegevens volgens uw instructies. In dat geval geldt:

• u blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de verrijkingsverzoeken
• wij treden namens u op als verwerker en sturen uw verrijkingsverzoeken door naar de leverancier
• de verrijkingsleverancier verwerkt prospectgegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid
• u bent er verantwoordelijk voor dat de leverancier over passende verwerkersovereenkomsten beschikt en de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving naleeft (AVG, CCPA, PDPA enzovoort)

Wij raden u aan de privacy- en verwerkingsvoorwaarden van elke verrijkingsleverancier te beoordelen voordat u uw API-inloggegevens verstrekt:

• FullEnrich privacy & DPA — verrijking van e-mailadressen/telefoonnummers
• Icypeas privacy & DPA — verrijking van e-mailadressen/telefoonnummers

Wij vermelden deze leveranciers niet in ons primaire overzicht van subverwerkers, omdat u de integratie rechtstreeks aanstuurt via uw eigen API-sleutel; hun DPA-verplichtingen gelden jegens u en niet jegens ons. Wilt u de verrijking uitschakelen of van leverancier wisselen, dan kunt u uw API-inloggegevens te allen tijde verwijderen in uw accountinstellingen.

Uw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk gehost op cloudinfrastructuur in de Europese Unie (bijvoorbeeld de AWS-regio’s eu-north-1 en eu-west en Google Cloud europe-west1 / eur3). Een deel van de verwerking vindt buiten de EU plaats: bepaalde aanbieders hosten gegevens in de Verenigde Staten, Australië of Singapore; sommige AI-inferentieverzoeken (bijvoorbeeld Google Vertex AI via het wereldwijde eindpunt en OpenAI) kunnen in de Verenigde Staten of andere regio’s worden verwerkt; en ons eigen team werkt vanuit Singapore.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER of het Verenigd Koninkrijk worden doorgegeven, baseren wij ons op de volgende waarborgen op grond van de artikelen 44–49 AVG:

• EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s): wij baseren ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (2021), die zijn opgenomen in de verwerkersovereenkomsten van onze belangrijkste aanbieders, waaronder AWS, Google Cloud en OpenAI
• EU–U.S. Data Privacy Framework (DPF): is een Amerikaanse aanbieder gecertificeerd onder het DPF, dan kunnen wij ons aanvullend op die certificering baseren
• Aanvullende maatregelen: versleuteling tijdens verzending en bij opslag, toegangscontroles en standaard hosting in EU-regio’s wanneer de aanbieder dat mogelijk maakt

U kunt een kopie van de relevante doorgiftewaarborgen opvragen via privacy@sales-mind.ai.

Verzoeken om toegang door overheden: In lijn met hoofdstuk VII van de EU-dataverordening (Data Act) nemen wij redelijke technische, organisatorische en juridische maatregelen om onrechtmatige toegang door overheden van derde landen tot de bij ons opgeslagen gegevens te voorkomen. Wij verstrekken geen gegevens aan een autoriteit tenzij wij daartoe langs een geldige en bindende procedure juridisch worden verplicht, wij beoordelen elk verzoek voordat wij daarop reageren, en waar dit wettelijk is toegestaan informeren wij de betrokken klanten.

Wij passen gelaagde technische en organisatorische maatregelen toe om uw persoonsgegevens te beschermen:

• Versleuteling tijdens verzending: alle gegevens die worden uitgewisseld met onze website, applicaties, API’s en integraties van derden worden versleuteld met TLS (HTTPS) — met inbegrip van integratie-inloggegevens en sessietokens, die uitsluitend via versleutelde kanalen worden verzonden
• Versleuteling bij opslag: onze databases en bestandsopslag draaien op cloudinfrastructuur die alle opgeslagen gegevens op opslagniveau versleutelt (AES-256), met inbegrip van de beheerde MongoDB Atlas-databases
• Omgang met inloggegevens: wij slaan uw wachtwoorden niet op — de authenticatie voor het platform is uitbesteed aan een gespecialiseerde identiteitsprovider (Firebase). Wij slaan geen e-mailinloggegevens (IMAP/SMTP) op. Tokens voor integraties van derden worden bewaard in systemen met beperkte toegang en uitsluitend gebruikt om de functies te leveren die u inschakelt
• Toegangscontroles: toegang tot productieomgevingen is beperkt tot geautoriseerd personeel op basis van het need-to-know-beginsel; API-toegang is geauthenticeerd, in omvang beperkt en voorzien van snelheidslimieten
• Monitoring en beoordeling: wij loggen beveiligingsrelevante gebeurtenissen en toetsen onze beveiligingspraktijk regelmatig
• Incidentrespons en melding van inbreuken: wij hanteren een procedure voor incidentrespons. Wanneer een inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit waar vereist binnen 72 uur aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit (artikel 33 AVG) en informeren wij de betrokken gebruikers zonder onnodige vertraging (artikel 34 AVG)

Geen enkele methode van verzending of opslag is 100% veilig en wij kunnen absolute veiligheid niet garanderen, maar wij zetten ons in om uw gegevens te beschermen en transparant te communiceren wanneer zich een incident voordoet.

Wij bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zolang dat nodig is om de in dit beleid beschreven doeleinden te verwezenlijken:

• Actieve accounts: gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van uw account plus 30 dagen na afsluiting ten behoeve van gegevensexport
• Prospectrecords: prospectprofielen en afgeleide kenmerken (zie paragraaf 2.4) worden maximaal 24 maanden na het laatste contact bewaard en daarna verwijderd
• Marketingcontacten: totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt
• Financiële administratie: 5 jaar, zoals vereist door het Singaporese handelsrecht
• Analysegegevens: geanonimiseerd na 26 maanden

Wij gebruiken geautomatiseerde besluitvorming en profilering (zoals beschreven in paragraaf 2.4) om verkoopbenaderingen te personaliseren en aanbevelingen voor doelgroepbenadering te genereren. Op grond van artikel 22 AVG heeft u het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

Hoewel persoonlijkheidsanalyse, geschiktheidsscores en de afleiding van geslacht/leeftijd automatisch worden gegenereerd, beslissen onze gebruikers wie wordt benaderd: zij bepalen de doelgroep, configureren de campagne en keuren de communicatieaanpak goed. Afhankelijk van de modus die zij kiezen, kunnen afzonderlijke berichten vóór verzending worden beoordeeld of automatisch worden verzonden binnen de door hen ingestelde parameters. Deze afgeleide kenmerken personaliseren de inhoud van de benadering; zij hebben op zichzelf geen rechtsgevolgen voor u en treffen u niet anderszins in aanmerkelijke mate. U heeft het recht om:

1. uitleg te vragen over de logica, het belang en de gevolgen van elke geautomatiseerde verwerking van uw gegevens.
2. te allen tijde bezwaar te maken tegen profilering en geautomatiseerde geschiktheidsscores door contact op te nemen via privacy@sales-mind.ai.
3. menselijke tussenkomst en een handmatige beoordeling te vragen wanneer u van mening bent dat de geautomatiseerde verwerking tot een onjuist of oneerlijk profiel heeft geleid.

Na ontvangst van een bezwaar of een verzoek om menselijke beoordeling markeren wij uw record en staken wij de geautomatiseerde profilering in de verdere verwerking. Wij gebruiken uw afgeleide kenmerken niet om gepersonaliseerde benaderingen of geschiktheidsscores te genereren zolang uw bezwaar niet is afgehandeld.

Uitoefening van uw rechten: Neem contact op via privacy@sales-mind.ai met als onderwerp "Objection to Automated Profiling" (bezwaar tegen geautomatiseerde profilering) om een van deze rechten uit te oefenen. Wij reageren binnen 30 dagen, zoals vereist door artikel 12 AVG.

Wanneer u zich in de Europese Economische Ruimte (EER) bevindt, heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren
• Recht op rectificatie: correctie verzoeken van onjuiste of onvolledige gegevens
• Recht op wissing: verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken ("recht op vergetelheid")
• Recht op beperking van de verwerking: beperking verzoeken van de wijze waarop wij uw gegevens verwerken
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen of ten behoeve van direct marketing
• Recht van bezwaar tegen profilering: bezwaar maken tegen geautomatiseerde profilering en geschiktheidsscores die worden gebruikt om verkoopbenaderingen te personaliseren, via privacy@sales-mind.ai. Uw record wordt gemarkeerd als "niet profileren" en de geautomatiseerde verrijking wordt gestaakt
• Recht om toestemming in te trekken: uw toestemming te allen tijde intrekken wanneer de verwerking op toestemming berust

Neem voor de uitoefening van deze rechten contact met ons op via privacy@sales-mind.ai. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek, zoals vereist door de AVG.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Personal Data Protection Commission (PDPC) van Singapore of bij uw lokale toezichthoudende autoriteit.

Gegevensexport en overstappen: Klanten kunnen hun gegevens (leads, gesprekken, campagnegegevens) uit het platform exporteren; op verzoek verstrekken wij accountgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, in lijn met artikel 20 AVG en de EU-dataverordening (Data Act). Voor gegevensexport brengen wij geen kosten in rekening.

Bent u inwoner van Californië of van een andere Amerikaanse staat met een omvattende privacywet (zoals Virginia, Colorado, Connecticut of Texas), dan geldt het volgende:

• Geen verkoop of deling: wij "verkopen" geen persoonsgegevens en "delen" deze niet voor contextoverstijgende gedragsgerichte reclame, zoals die begrippen zijn gedefinieerd in de California Consumer Privacy Act zoals gewijzigd door de CPRA
• Uw rechten: u kunt inzage in, correctie van of verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken en u wordt niet benadeeld wanneer u deze rechten uitoefent
• Gevoelige persoonsgegevens: wij gebruiken of verstrekken geen gevoelige persoonsgegevens voor doeleinden die een recht op "beperking van het gebruik" op grond van de CPRA zouden doen ontstaan

Neem voor de uitoefening van deze rechten contact op via privacy@sales-mind.ai. Gemachtigden kunnen namens u verzoeken indienen met een bewijs van machtiging.

SalesMind AI is een B2B-dienst die niet is gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Komen wij erachter dat wij gegevens van een kind hebben verzameld, dan verwijderen wij deze onverwijld.

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij informeren u over wezenlijke wijzigingen door het bijgewerkte beleid op deze pagina te publiceren en de datum bij "Laatst bijgewerkt" aan te passen. Bij ingrijpende wijzigingen sturen wij een bericht naar het e-mailadres dat bij ons is geregistreerd.

Heeft u vragen over dit Privacybeleid of over onze gegevensverwerking, neem dan contact met ons op:

• E-mail: privacy@sales-mind.ai (algemene vragen, verzoeken tot uitoefening van rechten, bezwaren tegen profilering)
• Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): dpo@sales-mind.ai
• Verwerkingsverantwoordelijke: SalesMind Pte. Ltd. (UEN 202501751Z)
• Statutaire zetel: 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Center, Singapore 068914

Procedure voor privacyrechten: Stuur voor verzoeken op grond van de AVG (inzage, rectificatie, wissing, bezwaar tegen profilering) een e-mail naar privacy@sales-mind.ai met daarin:

• uw volledige naam
• het e-mailadres of LinkedIn-profiel dat aan uw record is gekoppeld (indien bekend)
• een duidelijke omschrijving van uw verzoek (bijvoorbeeld "Bezwaar tegen geautomatiseerde profilering" of "Verzoek om inzage in afgeleide kenmerken")

Wij bevestigen de ontvangst van uw verzoek en reageren inhoudelijk binnen 30 dagen, zoals vereist door de AVG. Is uw verzoek complex of hebben wij verduidelijking nodig, dan kunnen wij de termijn met nog eens 60 dagen verlengen; hierover informeren wij u.