Informativa sulla privacy

SalesMind AI ("noi", "nostro") è un servizio gestito da SalesMind Pte. Ltd. (UEN 202501751Z), società costituita a Singapore con sede legale in 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Center, Singapore 068914. Ci impegniamo a proteggere la Sua riservatezza. La presente Informativa sulla privacy illustra come raccogliamo, utilizziamo, comunichiamo e proteggiamo le Sue informazioni quando visita il nostro sito web all'indirizzo sales-mind.ai e utilizza i nostri servizi di automazione commerciale basati su AI (il "Servizio").

La presente Informativa descrive le nostre prassi di trattamento dei dati e le basi giuridiche su cui ci fondiamo per ciascuna attività. Si applica indipendentemente dal fatto che Lei abbia o meno un account presso di noi. Qualora una specifica attività si basi sul Suo consenso (ad esempio e-mail di marketing o cookie di analisi), lo richiediamo separatamente e Lei può revocarlo in qualsiasi momento; per tutte le altre attività ci fondiamo sulle basi giuridiche indicate nella Sezione 4.

2.1 Informazioni che Lei fornisce

Raccogliamo le informazioni personali che Lei fornisce volontariamente quando:

• crea un account o richiede una demo
• si iscrive alla nostra newsletter o alle comunicazioni di marketing
• ci contatta tramite moduli, e-mail o chat dal vivo
• acquista un abbonamento o un piano di servizio
• si candida per una posizione o una partnership
• collega il Suo account LinkedIn alla nostra piattaforma

Tali informazioni possono comprendere nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, ragione sociale, qualifica professionale, dati di fatturazione e dati del profilo LinkedIn.

2.2 Informazioni raccolte automaticamente

Quando visita il nostro sito web raccogliamo automaticamente alcune informazioni tecniche, tra cui:

• indirizzo IP e geolocalizzazione approssimativa
• tipo, versione e lingua del browser
• sistema operativo e tipo di dispositivo
• URL di provenienza e pagine di uscita
• pagine visitate, tempo di permanenza e schemi di clic
• cookie e tecnologie di tracciamento simili (si veda la nostra Informativa sui cookie)

2.3 Informazioni provenienti da terzi

Possiamo ricevere informazioni da fonti terze, tra cui LinkedIn (quando collega il Suo account), i fornitori di servizi di pagamento (Stripe) e i fornitori di analisi (Google Analytics, Microsoft Clarity). Utilizziamo inoltre servizi AI di terze parti per arricchire e analizzare i dati dei prospect, tra cui AWS Rekognition per l'analisi facciale (deduzione di genere e fascia d'età dalle foto profilo), Google Vertex AI / Gemini per l'analisi della personalità, il punteggio di idoneità e la generazione dei contenuti di contatto, e i servizi OpenAI per il miglioramento dei messaggi e le funzioni di assistente.

2.4 Profilazione automatizzata e attributi arricchiti generati dall'AI

Tramite il nostro Servizio trattiamo i dati dei prospect utilizzando strumenti di decisione automatizzata e profilazione per dedurre o arricchire i seguenti attributi:

• Analisi facciale (genere e fascia d'età): AWS Rekognition analizza le foto profilo per dedurre il genere e una fascia d'età approssimativa. Questa categorizzazione biometrica è utilizzata per personalizzare il tono e i contenuti dei contatti commerciali (ad es. formule di saluto declinate per genere) e per alimentare gli algoritmi di profilazione della personalità e di punteggio di idoneità.
• Analisi della personalità e punteggio di idoneità: utilizziamo servizi AI (Google Vertex AI, Gemini e altri fornitori terzi) per dedurre tratti della personalità (classificazioni di tipo MBTI), idoneità professionale (punteggi di "fit") e preferenze comunicative sulla base dei dati disponibili sul prospect (nome, qualifica, profilo LinkedIn, schemi del dominio e-mail, ecc.). Tali punteggi sono generati automaticamente senza revisione umana esplicita e sono utilizzati per personalizzare i messaggi commerciali.
• Arricchimento dei dati di contatto: arricchiamo le schede dei prospect con ulteriori indirizzi e-mail (personali e professionali), numeri di telefono e altri recapiti provenienti da fornitori di dati terzi (FullEnrich, Icypeas e servizi di arricchimento analoghi).

Fonti: i dati dei prospect provengono da fonti accessibili al pubblico (in particolare le informazioni pubbliche dei profili LinkedIn), dai sistemi CRM che i nostri clienti scelgono di collegare e dalle integrazioni di arricchimento descritte nella presente Informativa.

Base giuridica: tali attività di trattamento sono necessarie per il perseguimento dei nostri legittimi interessi consistenti nell'erogare contatti commerciali efficaci e personalizzati e nel migliorare il nostro Servizio (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Bilanciamo tali interessi con i Suoi diritti e i Suoi dati di profilo (comprese le fotografie) possono essere sottoposti ad analisi automatizzata quando trattati tramite il nostro Servizio. Il trattamento è supportato da una valutazione documentata del legittimo interesse (LIA) e da una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA); una sintesi è disponibile su richiesta.

I Suoi diritti: ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento a tale profilazione e alle decisioni automatizzate scrivendo a privacy@sales-mind.ai. Ricevuta l'opposizione, contrassegneremo la Sua scheda e cesseremo il trattamento automatizzato a fini di profilazione e punteggio di idoneità nei contatti futuri. Ha inoltre il diritto di chiedere l'accesso, la rettifica o la cancellazione di qualsiasi attributo dedotto o arricchito che deteniamo su di Lei.

Conservazione: gli attributi dedotti (genere, fascia d'età, punteggi di personalità, punteggi di idoneità) sono conservati per la durata della Sua scheda nel nostro sistema, per un massimo di 24 mesi dall'ultimo contatto, dopodiché vengono eliminati insieme alla scheda del prospect. Può richiederne la cancellazione anticipata in qualsiasi momento.

Trattiamo i Suoi dati personali per le seguenti finalità:

• Erogazione del servizio: fornire, gestire e mantenere la piattaforma SalesMind AI e le sue funzionalità
• Profilazione e personalizzazione automatizzata: dedurre tratti della personalità, punteggi di idoneità e attributi demografici (genere, fascia d'età) dai dati dei prospect per personalizzare i messaggi commerciali, migliorare il targeting e addestrare i modelli AI utilizzati nella generazione dei contatti
• Gestione dell'account: creare e gestire il Suo account utente, elaborare i pagamenti e gestire la fatturazione
• Comunicazione: inviare e-mail transazionali, rispondere alle richieste e fornire assistenza clienti
• Marketing: inviare comunicazioni promozionali sui nostri prodotti e servizi (solo con il Suo consenso esplicito)
• Analisi: comprendere i modelli di utilizzo, migliorare il nostro Servizio e sviluppare nuove funzionalità
• Sicurezza: rilevare, prevenire e affrontare frodi, abusi e problemi tecnici
• Conformità normativa: rispettare leggi, regolamenti e procedimenti applicabili

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), trattiamo i Suoi dati personali sulle seguenti basi giuridiche:

• Esecuzione del contratto: trattamento necessario per erogare il Servizio da Lei sottoscritto (art. 6, par. 1, lett. b)
• Consenso: ove abbia prestato consenso esplicito per specifiche attività, quali e-mail di marketing e cookie di analisi (art. 6, par. 1, lett. a)
• Legittimo interesse: trattamento necessario per i nostri legittimi interessi commerciali, quali la prevenzione delle frodi, il miglioramento del servizio, la profilazione per contatti commerciali personalizzati e il punteggio di idoneità automatizzato, a condizione che non prevalgano i Suoi diritti fondamentali (art. 6, par. 1, lett. f). La categorizzazione biometrica mediante analisi facciale (deduzione di genere/età tramite AWS Rekognition) è trattata su questa base giuridica ed è soggetta all'informativa di trasparenza di cui all'art. 50, par. 3 del Regolamento UE sull'AI (AI Act) contenuta nella presente Informativa
• Obbligo legale: trattamento necessario per adempiere a leggi e regolamenti applicabili (art. 6, par. 1, lett. c)

Utilizziamo cookie e tecnologie simili per migliorare la Sua esperienza e raccogliere dati di analisi. I cookie non essenziali sono attivati solo dopo che Lei ha prestato il consenso tramite il nostro banner.

Per informazioni dettagliate sui cookie che utilizziamo e su come gestire le Sue preferenze, consulti la nostra Informativa sui cookie.

Non vendiamo le Sue informazioni personali. Possiamo condividere i Suoi dati con le seguenti categorie di terzi:

• Fornitori di servizi: fornitori di hosting cloud, elaborazione dei pagamenti (Stripe), invio di e-mail e strumenti di assistenza clienti
• Fornitori di analisi: Google Analytics (GA4) e Microsoft Clarity per l'analisi dell'utilizzo del sito (soggetti a consenso)
• Integrazioni di piattaforma: LinkedIn, sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) (HubSpot, Pipedrive, LeadConnector (GoHighLevel)) e altri servizi che Lei sceglie di collegare
• Autorità: ove richiesto dalla legge, da un provvedimento giudiziario o da una disposizione dell'autorità
• Operazioni societarie: nell'ambito di fusioni, acquisizioni o cessioni di rami d'azienda, con preventiva informativa agli utenti interessati

Sub-responsabili del trattamento

I seguenti fornitori trattano dati personali per nostro conto al fine di erogare il Servizio. Con ciascuno di essi abbiamo stipulato accordi sul trattamento dei dati e aggiorniamo il presente elenco con l'evolvere della nostra infrastruttura:

Servizi di arricchimento gestiti dall'utente

Se fornisce le Sue credenziali API a servizi di arricchimento di terze parti (quali FullEnrich o Icypeas) per ottenere e-mail, numeri di telefono o ulteriori dati di profilo dei prospect, tali servizi agiscono come sub-responsabili del trattamento dei dati personali secondo le Sue istruzioni. In tal caso:

• Lei resta titolare del trattamento per le richieste di arricchimento
• noi agiamo come responsabili per Suo conto, trasmettendo le Sue richieste al fornitore
• il fornitore di arricchimento tratta i dati dei prospect secondo i propri termini e le proprie informative sulla privacy
• è Sua responsabilità assicurarsi che il fornitore disponga di adeguati accordi sul trattamento dei dati e rispetti la normativa applicabile in materia di protezione dei dati (GDPR, CCPA, PDPA, ecc.)

Le consigliamo di esaminare i termini in materia di privacy e trattamento dei dati di qualsiasi fornitore di arricchimento prima di fornire le Sue credenziali API:

• Privacy e DPA di FullEnrich — arricchimento e-mail/telefono
• Privacy e DPA di Icypeas — arricchimento e-mail/telefono

Non indichiamo tali fornitori nel nostro registro principale dei sub-responsabili poiché è Lei a controllare direttamente l'integrazione tramite la Sua chiave API; i relativi obblighi contrattuali sussistono nei Suoi confronti, non nei nostri. Se desidera disattivare l'arricchimento o cambiare fornitore, può rimuovere le Sue credenziali API in qualsiasi momento dalle impostazioni del Suo account.

I Suoi dati personali sono ospitati principalmente su infrastruttura cloud situata nell'Unione Europea (ad esempio le regioni AWS eu-north-1 ed eu-west e Google Cloud europe-west1 / eur3). Parte del trattamento avviene al di fuori dell'UE: alcuni fornitori ospitano i dati negli Stati Uniti, in Australia o a Singapore; alcune richieste di inferenza AI (ad esempio Google Vertex AI tramite l'endpoint globale e OpenAI) possono essere elaborate negli Stati Uniti o in altre regioni; e il nostro stesso team opera da Singapore.

Quando i dati personali sono trasferiti al di fuori dello SEE o del Regno Unito, ci fondiamo sulle seguenti garanzie previste dagli artt. 44–49 GDPR:

• Clausole contrattuali tipo dell'UE (SCC): ci fondiamo sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea (2021), integrate negli accordi sul trattamento dei dati dei nostri principali fornitori, tra cui AWS, Google Cloud e OpenAI
• EU–U.S. Data Privacy Framework (DPF): quando un fornitore statunitense è certificato ai sensi del DPF, possiamo fondarci anche su tale certificazione
• Misure supplementari: cifratura in transito e a riposo, controlli di accesso e hosting predefinito in regioni UE ove il fornitore lo consenta

Può richiedere copia delle garanzie di trasferimento applicabili scrivendo a privacy@sales-mind.ai.

Richieste di accesso da parte delle autorità: in linea con il Capo VII del Regolamento UE sui dati (Data Act), adottiamo misure tecniche, organizzative e giuridiche ragionevoli per impedire accessi illegittimi da parte di autorità di Paesi terzi ai dati che deteniamo. Non comunichiamo dati ad alcuna autorità se non giuridicamente obbligati mediante una procedura valida e vincolante, esaminiamo ogni richiesta prima di rispondere e, ove giuridicamente consentito, informiamo i clienti interessati.

Applichiamo misure tecniche e organizzative stratificate per proteggere i Suoi dati personali:

• Cifratura in transito: tutti i dati scambiati con il nostro sito, le nostre applicazioni, le nostre API e le integrazioni di terze parti sono cifrati tramite TLS (HTTPS) — comprese le credenziali di integrazione e i token di sessione, trasmessi esclusivamente su canali cifrati
• Cifratura a riposo: i nostri database e archivi di file sono ospitati su infrastruttura cloud che cifra tutti i dati a riposo a livello di storage (AES-256), inclusi i database gestiti MongoDB Atlas
• Gestione delle credenziali: non conserviamo le Sue password — l'autenticazione alla piattaforma è delegata a un fornitore di identità dedicato (Firebase). Non conserviamo credenziali e-mail (IMAP/SMTP). I token delle integrazioni di terze parti sono custoditi in sistemi ad accesso controllato e utilizzati esclusivamente per erogare le funzionalità che Lei attiva
• Controlli di accesso: l'accesso agli ambienti di produzione è riservato al personale autorizzato secondo il principio del bisogno di conoscere; l'accesso alle API è autenticato, delimitato e soggetto a limiti di frequenza
• Monitoraggio e riesame: registriamo gli eventi rilevanti per la sicurezza e riesaminiamo periodicamente le nostre prassi
• Gestione degli incidenti e notifica delle violazioni: manteniamo una procedura di risposta agli incidenti. Se una violazione dei dati personali è suscettibile di presentare un rischio per i Suoi diritti e le Sue libertà, notificheremo l'autorità di controllo competente entro 72 ore ove richiesto (art. 33 GDPR) e informeremo senza ingiustificato ritardo gli utenti interessati (art. 34 GDPR)

Nessun metodo di trasmissione o archiviazione è sicuro al 100 % e non possiamo garantire una sicurezza assoluta, ma ci impegniamo a proteggere i Suoi dati e a comunicare in modo trasparente in caso di incidente.

Conserviamo i Suoi dati personali solo per il tempo necessario a conseguire le finalità descritte nella presente Informativa:

• Account attivi: i dati sono conservati per la durata del Suo account più 30 giorni dopo la chiusura per consentirne l'esportazione
• Schede dei prospect: i profili dei prospect e gli attributi dedotti (si veda la Sezione 2.4) sono conservati per un massimo di 24 mesi dall'ultimo contatto, dopodiché vengono eliminati
• Contatti di marketing: fino alla Sua cancellazione o revoca del consenso
• Documentazione contabile: 5 anni come richiesto dal diritto commerciale di Singapore
• Dati analitici: anonimizzati dopo 26 mesi

Utilizziamo decisioni automatizzate e profilazione (come descritto nella Sezione 2.4) per personalizzare i contatti commerciali e generare raccomandazioni di targeting. Ai sensi dell'art. 22 GDPR, Lei ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici che La riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona.

Sebbene l'analisi della personalità, il punteggio di idoneità e la deduzione di genere/età siano generati automaticamente, sono i nostri utenti a decidere chi contattare: definiscono il pubblico di riferimento, configurano la campagna e approvano l'impostazione dei messaggi. A seconda della modalità scelta, i singoli messaggi possono essere revisionati prima dell'invio oppure inviati automaticamente entro i parametri da essi stabiliti. Gli attributi dedotti personalizzano il contenuto dei contatti; di per sé non producono effetti giuridici né incidono in modo analogo significativamente sulla Sua persona. Lei ha il diritto di:

1. chiedere spiegazioni sulla logica, sull'importanza e sulle conseguenze di qualsiasi trattamento automatizzato dei Suoi dati.
2. opporsi in qualsiasi momento alla profilazione e al punteggio di idoneità automatizzato scrivendo a privacy@sales-mind.ai.
3. chiedere un riesame umano e una valutazione manuale qualora ritenga che il trattamento automatizzato abbia prodotto una profilazione inesatta o iniqua.

Ricevuta un'opposizione o una richiesta di riesame umano, contrassegneremo la Sua scheda e cesseremo la profilazione automatizzata nei trattamenti successivi. Non utilizzeremo i Suoi attributi dedotti per generare contatti personalizzati o punteggi di idoneità finché la Sua opposizione non sarà definita.

Esercizio dei Suoi diritti: scriva a privacy@sales-mind.ai con oggetto "Objection to Automated Profiling" (opposizione alla profilazione automatizzata) per esercitare uno di questi diritti. Risponderemo entro 30 giorni come previsto dall'art. 12 GDPR.

Se si trova nello Spazio economico europeo (SEE), Le spettano i seguenti diritti sui Suoi dati personali:

• Diritto di accesso: ottenere copia dei dati personali che deteniamo su di Lei
• Diritto di rettifica: chiedere la correzione di dati inesatti o incompleti
• Diritto alla cancellazione: chiedere la cancellazione dei Suoi dati personali ("diritto all'oblio")
• Diritto di limitazione del trattamento: chiedere la limitazione delle modalità con cui trattiamo i Suoi dati
• Diritto alla portabilità: ricevere i Suoi dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico
• Diritto di opposizione: opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse o a fini di marketing diretto
• Diritto di opposizione alla profilazione: opporsi alla profilazione automatizzata e al punteggio di idoneità utilizzati per personalizzare i contatti commerciali scrivendo a privacy@sales-mind.ai. La Sua scheda sarà contrassegnata come "non profilare" e l'arricchimento automatizzato cesserà
• Diritto di revocare il consenso: revocare il consenso in qualsiasi momento ove il trattamento si fondi sul consenso

Per esercitare uno di questi diritti scriva a privacy@sales-mind.ai. Risponderemo alla Sua richiesta entro 30 giorni come previsto dal GDPR.

Ha inoltre il diritto di proporre reclamo alla Personal Data Protection Commission (PDPC) di Singapore o alla Sua autorità di controllo locale.

Esportazione dei dati e cambio di fornitore: i clienti possono esportare i propri dati (lead, conversazioni, dati delle campagne) dalla piattaforma e, su richiesta, forniamo i dati dell'account in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, in linea con l'art. 20 GDPR e con il Regolamento UE sui dati. Non applichiamo costi per l'esportazione dei dati.

Se risiede in California o in un altro Stato degli USA dotato di una legge organica sulla privacy (quali Virginia, Colorado, Connecticut o Texas), si applica quanto segue:

• Nessuna vendita o cessione: non "vendiamo" informazioni personali e non le "condividiamo" per pubblicità comportamentale tra contesti diversi, secondo le definizioni del California Consumer Privacy Act come modificato dal CPRA
• I Suoi diritti: può richiedere l'accesso, la correzione o la cancellazione delle Sue informazioni personali, senza subire discriminazioni per l'esercizio di tali diritti
• Informazioni personali sensibili: non utilizziamo né divulghiamo informazioni personali sensibili per finalità che farebbero sorgere un diritto di "limitazione d'uso" ai sensi del CPRA

Per esercitare tali diritti scriva a privacy@sales-mind.ai. Soggetti autorizzati possono presentare richieste per Suo conto allegando prova dell'autorizzazione.

SalesMind AI è un servizio B2B non rivolto a persone di età inferiore ai 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori. Qualora venissimo a conoscenza di aver raccolto dati di un minore, provvederemo tempestivamente a cancellarli.

Possiamo aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla privacy. La informeremo delle modifiche sostanziali pubblicando l'informativa aggiornata su questa pagina e aggiornando la data di "Ultimo aggiornamento". In caso di modifiche significative invieremo una comunicazione all'indirizzo e-mail registrato.

Per domande sulla presente Informativa sulla privacy o sulle nostre prassi in materia di dati, può contattarci:

• E-mail: privacy@sales-mind.ai (richieste generali, esercizio dei diritti, opposizioni alla profilazione)
• Responsabile della protezione dei dati (DPO): dpo@sales-mind.ai
• Titolare del trattamento: SalesMind Pte. Ltd. (UEN 202501751Z)
• Sede legale: 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Center, Singapore 068914

Procedura per l'esercizio dei diritti: per le richieste ai sensi del GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, opposizione alla profilazione) invii un'e-mail a privacy@sales-mind.ai indicando:

• il Suo nome completo
• l'indirizzo e-mail o il profilo LinkedIn associato alla Sua scheda (se noto)
• una descrizione chiara della Sua richiesta (ad es. "Opposizione alla profilazione automatizzata" o "Richiesta di accesso agli attributi dedotti")

Confermeremo la ricezione della Sua richiesta e forniremo una risposta nel merito entro 30 giorni, come previsto dal GDPR. Se la richiesta è complessa o necessitiamo di chiarimenti, potremo prorogare il termine di ulteriori 60 giorni, dandoLe comunicazione.